INTEGRITETSPOLICY – Behandling av personuppgifter
Allmänt Kalmar Stadsmission är mån om att du ska känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Vi följer dataskyddsförordningen GDPR, vilket betyder att vi respekterar din integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter. Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka uppgifter vi samlar in, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem, under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Policyn gäller i alla sammanhang; när du besöker vår hemsida, använder dig av någon av våra tjänster där, när du är med oss på sociala medier eller kommer i kontakt med oss på annat sätt t ex via e-post. Policyn gäller även uppgifter vi får in via telefon, post eller om du lämnar uppgifter till oss när du besöker oss eller köper något av oss eller ger oss gåvor. Vår policy gäller oavsett på vilket sätt du kommer i kontakt med oss. Den gäller också dig som kommer i kontakt med oss i din yrkesroll eller som anställd.
Kalmar Stadsmission är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Datainspektionen är tillsynsmyndighet.
Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för våra ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller direkt kontakt med dig, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla gällande lagstiftning samt det krav som ställs på oss för att utföra ett uppdrag.
Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Exempel på personuppgifter som Kalmar Stadsmission samlar in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig så som telefonnummer, e-postadress, postadress, kontonummer och personnummer. Vi behandlar aldrig fler personuppgifter än vad som krävs för att fullfölja våra förpliktelser enligt avtal och lag.
Vi kan komma att med hjälp av ditt personnummer uppdatera dina uppgifter från andra offentliga, om det är nödvändigt för att upprätthålla god registervård. Vi kan också utifrån ett telefonnummer ta fram ditt namn eller på annat sätt komplettera dina uppgifter.
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Kalmar Stadsmission får i första hand in personuppgifter direkt från dig på något av följande sätt:
- Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
- Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
- Uppgifter som vi får från offentliga register
- Uppgifter som vi får från huvudman vid placering i verksamhet
- Uppgifter som vi får när du kontaktar en av våra medarbetare
- Uppgifter som vi får när du besöker någon av våra verksamheter
- Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
- Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
- Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, eller på annat sätt tar kontakt med oss
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om att vi registrerar dina uppgifter, vad vi kommer att använda dem till, enligt vilken rättslig grund och hur du kan avregistrera dig.
Hur vi använder insamlad information (våra ändamål)
Kalmar Stadsmission behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan.
Givarservice och förmedling av information.
Personuppgifter hanteras för insamling: för att kunna ta emot och registrera gåvor, skicka tack och fortsatt information, möjliggöra god service och upprätthålla en god relation.
Uppgifter om gåvogivande, dialog och stöd lagras och analyseras. Dessa ligger till grund för erbjudanden såsom olika sätt att engagera sig och visa stöd och information och marknadsföring av både generell och riktad karaktär via SMS, e-post eller andra digitala kontaktvägar. Personuppgifterna används också för att skicka information om förändringar i villkor, policies och verksamhet.
Administration
Här avser vi behandling som vi behöver göra för att kunna bedriva vår verksamhet, och som är nödvändiga ur effektivitets och/eller tekniskt hänseende. Det innebär bl a att vi använder dina personuppgifter i följande fall:
a) När du mejlat någon av våra anställda eller till en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när vi mejlat till dig.
b) När du ringer någon av våra anställda eller till vår växel används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig.
c) När du är volontär i vår verksamhet används dina uppgifter för att kunna genomföra volontäruppdraget, t.ex vid mejlkontakt.
d) Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande.
e) Om du söker anställning behandlar vi dina uppgifter för att bedöma om du är den vi söker och för att ta kontakt med dig.
f) När du är anställd hos oss används dina uppgifter för personal- och löneadministration, tillgodose din fysiska säkerhet men även för att tillgodose vår IT- och informationssäkerhet.
g) I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag, utredningar och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.
h) I vår verksamhetsuppföljning förekommer personuppgifter i interna rapporteringssystem, i rapporter och redovisningar.
Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter
För all behandling av personuppgifter skall det finnas en rättslig grund och vi stödjer oss på någon av nedanstående, beroende på syfte:
- Uppfyllande av avtal – t.ex givaravtal eller avtal med leverantör.
- Rättslig förpliktelse – vi följer lagar så som t.ex bokföringslagen, mfl.
- Berättigat intresse – när det anses godtagbart att använda dina uppgifter i vår strävan att hjälpa människor till en bättre tillvaro och vårt intresse kan anses väga tyngre än din integritet.
- Samtycken – när du uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter och förstått vad det betyder.
Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen eller vad gällande lagstiftning kräver. Kalmar Stadsmission kommer att lagra dina personuppgifter så länge du har en relation med oss, t ex är givare eller deltar i samhällsdebatten, samt en tid därefter beroende på ändamål. Uppgifter gallras ut då de inte längre är aktuella eller behöver sparas på grund av annan lagstiftning så som t ex bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess.
Information som kan lämnas ut
Vi kan dela med oss av information till företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna ge dig bra service samt bedriva och utveckla vår verksamhet på ett kostnadseffektivt sätt för att uppnå största möjliga resultat för människor i utsatthet. Det kan vara fråga om distribution, analys, betalservice, genomförande av evenemang, journalföring eller andra tjänster. Kalmar Stadsmission samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att t ex ha anslutit sig till den så kallade Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA.
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi biträdesavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Länkar till andra webbplatser
I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplats, hemsida, eller till material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom Kalmar Stadsmission saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser ansvarar vi inte för dess innehåll. Kalmar Stadsmission ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.
Dina rättigheter
Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vilken information vi sparar om dig. Du kan när som helst begära att dina personuppgifter ändras, raderas eller att dess användning begränsas av oss. Du kan erhålla information om vilka personuppgifter vi har registrerade om dig genom att skriftligt begära ett registerutdrag. Om du vill göra en ändring i dina personuppgifter eller få dom bortplockade kontaktar du oss på info@kalmarstadsmission.se.
Så kontaktar du oss
För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har övriga frågor, är du varmt välkommen att kontakta oss.
Kalmar Stadsmission
E-postadress: info@kalmarstadsmission.se
Södra Långgatan 36, 392 31 Kalmar
Telefonnummer: 0480-22 444
Denna Integritetspolicy gäller från och med 2018-05-25.
